E-faktúra a PEPPOL

Nie. PDF je čitateľná kópia pre človeka. E-faktúra je štruktúrovaný dátový dokument určený na automatické spracovanie, validáciu a doručovanie cez určený kanál, napríklad PEPPOL.

Účtovné XML môže slúžiť na import do konkrétneho účtovného systému. PEPPOL XML je e-fakturačný výstup so štruktúrou a validačnými pravidlami pre doručovanie. Preto je lepšie v aplikácii pomenovať tlačidlá jasne: PDF, Účtovné XML a PEPPOL XML.

OnlineOffice pripravuje fakturačné dáta, validuje PEPPOL UBL, zobrazuje stav pripravenosti a eviduje stopu doručenia. Produkčné doručenie cez PEPPOL sa zapína až po dokončení certifikácie alebo napojení na schválenú doručovaciu infraštruktúru. Používateľ v aplikácii vidí praktický stav: pripravené, chýbajú údaje, vo fronte, odoslané, doručené alebo odmietnuté.

Konateľ, štatutár alebo iná oprávnená osoba otvorí vpds.financnasprava.sk, vyhľadá epostak a vyberie záznam Kaja Solutions s. r. o. ako sprostredkovateľa aj certifikovaného poskytovateľa. Potom sa prihlási účtom používaným do Osobnej internetovej zóny na Portáli finančnej správy, vyberie firmu, za ktorú smie konať, a odošle žiadosť. Následne sa vráti do OnlineOffice a dokončí súhlas v ePošťáku. Samotné zadanie IČO alebo prihlásenie do OnlineOffice oprávnenie na prijímanie faktúr nevytvára. Pri režime Iba odosielať zostáva prijímanie u existujúceho poskytovateľa a tento výber sa nemení.

Stav znamená, že PEPPOL/UBL kontrola našla blokujúci problém, napríklad chýbajúce IČO, IČ DPH, IBAN, adresu, menu, dátum alebo položku faktúry. Po otvorení konceptu cez Upraviť OnlineOffice zobrazí konkrétne chýbajúce údaje a sekciu, kde ich treba opraviť.

PDF, archívne XML a PEPPOL UBL sa regenerujú pri uložení konceptu faktúry. Ak opravíte firmu alebo odberateľa v adresári, otvorte ešte koncept faktúry a uložte ho, aby sa súbory vytvorili z aktuálnych údajov. Pri vystavených alebo uzamknutých dokladoch treba rešpektovať účtovné pravidlá a auditnú stopu.

OnlineOffice rozlišuje praktické stavy: pripravené, chýbajú údaje, vo fronte, prijaté na spracovanie, doručené, príjemca nie je v PEPPOL, odmietnuté alebo nevzťahuje sa. Stav Prijaté na spracovanie ešte nepotvrdzuje doručenie. Cieľom je, aby používateľ nemusel čítať technické XML, ale videl výsledok a ďalší krok.

OnlineOffice označí doklad stavom Príjemca nie je v PEPPOL. Tú istú faktúru doručte odberateľovi iným spôsobom, napríklad ako PDF e-mailom, a nevystavujte náhradnú faktúru. Bežné opakované odoslanie je zablokované. Ak sa odberateľ zaregistruje v zákonnej 15-dňovej lehote, do PEPPOL sa znovu odošle nezmenený doklad s novým technickým kľúčom.

Pre väčšinu firiem odporúčame predvolenú možnosť odosielať aj prijímať. OnlineOffice potom doručí vystavené eFaktúry a prijaté eFaktúry uloží medzi prijaté doklady. Režim iba odosielania je určený pre firmu, ktorá už prijíma PEPPOL doklady cez iného poskytovateľa a chce si tento spôsob ponechať.

Áno. Vlastník alebo administrátor firmy môže požiadať o zmenu medzi odosielaním a prijímaním a režimom iba odosielania. Zmena, ktorá zapína alebo vypína prijímanie, nadobudne účinnosť až po potvrdení poskytovateľom. Dovtedy zostane pôvodný režim aktívny, aby sa nestratili prichádzajúce doklady.